Ingresos y gastos. La clave para mantener la salud de tu negocio

Aviso para navegantes. Este post va a ser aburrido, o no...

Hemos hecho las presentaciones, nos saludamos y estrechamos las manos, intercambiamos un par de lugares comunes en la conversación inicial (el tiempo, la política, qué caro está todo, cuánto tráfico que hay a esta hora para llegar hasta aquí...). Todo parece ir bien, nos hemos conocido, vamos a analizar el negocio, todo son sonrisas hasta que de repente sacas el tema de cómo llevas la cuenta de resultados y la cosa cambia. Inicialmente más sonrisas (esta vez nerviosas), después comienzan las caras de preocupación e incomodo en alguno de tus contertulios, a otros les entran sudores fríos... No falla, has sacado el demonio a pasear. La cuenta de ingresos y gastos. Se acabó la magia.

Vamos al lío.

Cuando queremos analizar la solvencia de un negocio y ver sus expectativas de futuro, es imprescindible analizar el estado de cuentas de como mínimo un año completo. Por supuesto que no debemos quedarnos ahí, esta es una forma de comenzar. Posteriormente debemos analizar períodos más largos, cuanto más mejor. Un histórico de 3-5 años será lo ideal. Si son 10, pues mejor aún.

En general, y resumiendo mucho, ya que cada empresa e industria es un mundo, un estado de cuentas se compone de los siguientes puntos:

• **Ingresos: **Ventas totales, incluyendo todo lo que se facture por cada unidad de negocio. Después se puede separar para estudiar las rentabilidades de cada área de forma independiente, pero tener los ingresos totales es crucial.
• Gastos fijos: Son los causados por el hecho de tener el negocio abierto (suministros, rentas, salarios fijos y cualquier otro tipo de cuota o gasto recurrente). En principio, estos gastos son los más difíciles de reducir, al menos en el corto plazo, ya que dependen de contratos con terceros, y en su caso hará que renegociarlos con cada proveedor por separado.
• **Gastos variables: **Son aquellos que dependen de la actividad, es decir, más ventas, más gastos variables, menos ventas, menos gastos variables. Estos gastos son más fáciles de reducir en comparación con los fijos, o al menos, está en nuestras manos el poder cambiarlos siguiendo una serie de prácticas o estrategias adecuadas.
• **Impuestos: **IVA, IRPF, cuotas de autónomos, sociedades, y cualquier tipo de impuesto que haya que pagar, por ejemplo si tenemos locales o fábricas, todos los impuestos municipales, licencias de actividad, etc.
• Amortizaciones y depreciaciones: Son aquellas inversiones grandes que hemos tenido que hacer al empezar la actividad. Por ejemplo, material, equipamiento, maquinaria que hemos tenido que comprar o renovar con el tiempo. Aunque lo hayamos gastado de golpe al inicio, se van descontando como gastos en años sucesivos, pero el dinero no sale de caja. De esa forma las inversiones se van **amortizando poco a poco **(típicamente 5 o 10 años), se reducen los beneficios imponibles y se pagan menos impuestos. Hay que ser cuidadoso con esto ya que hay tablas de amortizaciones que nos indican los porcentajes que hemos de asignar en cada caso, de forma que no amorticemos más o menos de la cuenta.

Una vez que tengamos todos los datos de un año completo, podemos analizar ratios, porcentajes de rentabilidad sobre ventas, sobre gastos fijos, sobre variables, etc. Con esto, vamos a determinar cuál es el punto de equilibrio, esto es, qué nivel de ingresos hay que conseguir para cubrir gastos y a partir de ese nivel, empezar a tener beneficios.

¿Y luego, qué?

Si, ya sabemos que da pereza, pero con un solo año no nos va a alcanzar. Es un buen punto de partida, claro, pero para tener perspectiva y analizar tendencias necesitamos tirar para atrás unos 3-5 años. La tendencia del negocio nos va a ayudar a ver el mapa grande y así poder planificar el futuro.

Una vez llegados aquí, es donde hemos convertido datos en información para poder tomar decisiones. Sin información no hay paraíso. Estas pueden ir en varias direcciones, pero sabiendo siempre que estamos tomando decisiones informadas y no por impulsos o "corazonadas". Estas, rara vez dan buenos resultados.

Estrategias a seguir. Decisiones informadas

• **Optimización de gastos: **Mediante diversas estrategias (compras por volumen, por época del año, negociación con proveedores, tanto en precio como en plazos de pago, etc.).
• Incremento de ingresos: Muchas veces descartamos esta opción antes ni siquiera de estudiarla. Existen muchas oportunidades en una empresa de aumentar los ingresos. Sinergias entre departamentos, es lo que se llama cross-selling, es decir a lo mejor tenemos clientes que nos compran unos productos pero no saben que otra división de la empresa vende otros productos que ellos también pudieran necesitar.
• Otra forma de aumentar ingresos sería captar o expandirse a otros mercados o regiones cercanas en las que la empresa aun no este presente, mediante acuerdos con distribuidores locales u otras empresas del sector. Incrementar ingresos no es tan difícil como parece a primera vista, lo sucede es que después de años las empresas están tan inmersas en sus dinámicas de siempre que no se permiten dan un paso atrás, reflexionar y buscar nuevas oportunidades que pudieran no estar tan lejanas.
• **Modificar precios: **Es el recurso que muchos negocios aplican primero. Pero aumentar precios puede ser un arma que se vuelva en nuestra contra. Si el mercado es muy competitivo, si nuestros productos no ofrecen un valor añadido (son un commodity) o si el perfil de nuestro cliente es muy sensible al precio, entonces subir precios así sin más puede no ser una buena estrategia. Siempre es mejor analizar primero minuciosamente todo el catálogo de productos y servicios, precios de venta, precios de compra., márgenes, coste temporal de cada uno, es decir, cual el ratio coste-tiempo empleado-beneficio obtenido para cada producto. De esta forma, podremos definir qué productos son más rentables para así dedicar más tiempo y esfuerzos priorizándolos sobre otros que son menos rentables. Y eso puede evitar el aumento de precios mediante una mejor gestión y asignación de los recursos.

Pues bien, tampoco ha sido para tanto, no? Analizar un negocio puede resultar aburrido a primera vista pero si lo tomamos como algo que nos va a ayudar en el futuro, puede que nuestra visión cambie. Además, hay algo de mágico en los números que va más allá de las cifras y es que nos puede dar una fotografía de como ha marchado nuestra empresa o pequeño negocio en los últimos años. Si las cosas han ido bien, lo que hemos conseguido nos proporcionará alegría y orgullo; si no van tan bien, nos puede dar herramientas para corregir el rumbo y comenzar a realizar los cambios necesarios para revertir la situación. En cualquier caso, la información siempre nos dará más libertad de acción y la tranquilidad de saber que estamos poniendo de nuestra parte todo lo necesario.

Así que, ¿Quién dijo miedo a la cuenta de ingresos y gastos?